Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä:
OmaKamu ry
Marjaniementie 74
00930 Helsinki

Yhteydenotot: 
Taneli Saari
taneli.saari@omakamu.fi
050 542 8383

OmaKamu ry:n ydintä on vapaaehtoistoiminta, jossa vapaaehtoiset aikuiset (Kamut) toimivat lasten ja nuorten (PikkuKamut) aikuisina ystävinä. Tämän toiminnan toteuttamiseksi yhdistys kerää ja käsittelee erilaisia tietoja. Yhdistys on tietosuoja-asetuksen käsitteellä ilmaistuna rekisterinpitäjä.

OmaKamu ry ottaa vastaan ja käyttää erilaisia tietoja toiminnoissaan pääosin seuraavissa tilanteissa:

  • uusien vapaaehtoisten mukaantulo toimintaan
  • perheiden yhteydenotot; huoltajien (tai ammattilaisten) tekemät hakemukset, joiden avulla yhdistys pyrkii löytämään lapselle mahdollisimman sopivan Kamun
  • tapahtumien järjestäminen mm. OmaKamu-toiminnassa mukana oleville vapaaehtoisille, lapsille ja heidän perheilleen
  • yhteistyötahojen kanssa toimiminen
  • yhdistyksen sähköpostilistalle liittyminen

Rekisteröidyt ja heistä kerättävät tiedot

  • vapaaehtoiset aikuiset eli Kamut: nimi, syntymäaika, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, terveydentilaan liittyvät olennaiset seikat (käytännössä ruoka-aine- tai eläinallergiat), muut haastattelulomakkeen tiedot ja alkuhaastattelussa käsiteltävät asiat
  • lapset: nimi, syntymävuosi, kotiosoite, kiinnostuksen kohteet. Hakemuksiin kirjataan  myös lapsen perhe- ja elämäntilanteeseen liittyvät, OmaKamu-toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset, tiedot
  • lasten huoltajat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite
  • yhteistyötahot: esimerkiksi sosiaalitoimen työntekijät, jotka ottavat yhteyttä asiakasperheen puolesta. Tallennamme heidän sähköpostiviestinsä ja yhteystietonsa tulevaisuuden yhteydenpidon mahdollistamiseksi
  • tapahtumiin ilmoittautujat: vapaaehtoisten Kamujen, toiminnassa mukana olevien lasten ja heidän läheistensä nimiä ja tapahtuman toteuttamisen kannalta muita olennaisia tietoja, kuten ruokavaliossa huomioitavat seikat.
  • sähköpostilistalle liittyjät: sähköpostiosoite
  • kotisivuilla vierailijat: 

Otamme vastaan lasten ja heidän huoltajiensa hakemusten myötä tietoja, jotka sisältävät toisinaan esimerkiksi terveydentilaan liittyvää informaatiota. Käsittelemme meille annettuja tietoja mahdollisimman huolellisesti. Vapaaehtoisten tukihenkilöiden eli Kamujen, yhdistyksen jäsenten, lasten ja heidän perheidensä tietoihin on pääsy ainoastaan yhdistyksen toiminnanjohtajalla ja toiminnanohjaajalla. Tiedot on salattu ja niihin pääsee käsiksi vain henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen, salasanan ja kaksivaiheisen tunnistautumisen kautta. Henkilötietoja käsitteleviä OmaKamu ry:n työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

OmaKamu-toiminnan toteuttamisen edellyttämiä tietoja säilytetään eri kokonaisuuksissa:

  • Jäsenrekisteri
  • Kamu-suhteiden rekisteri
  • Yhteistyötahojen (mm. eri ammattilaisten, median edustajien) tiedot
  • yhdistyksen kotisivun (www.omakamu.fi) kävijätiedot

Käytämme kotisivun kävijätietoja ainoastaan kävijämäärien laskemiseen. Emme halua tunnistaa yksilötasolla kävijöitä, profiloida heitä tai kohdentaa heille markkinointia.

Henkilötietojen siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käytämme Googlen pilvipalveluita (G Suiten järjestöversio) rekisterien ylläpitämiseen. Google kuvaa sivuillaan miten se noudattaa EU:n uuden tietosuoja-asetuksen vaatimuksia: https://cloud.google.com/security/gdpr/ ja https://gsuite.google.com/terms/dpa_terms.html. Tällaisessa tilanteessa OmaKamu ry on rekisterinpitäjä ja Google käsittelijä.

OmaKamu ry:n kotisivu on toteutettu Squarespace-palvelun avulla. Squarespace tallentaa kotisivun kävijätietoja. Squarespacen tietojenkäsittelyseloste: https://www.squarespace.com/dpa.

Henkilötietojen luovutukset ja säilytysajat

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun niiden säilyttäminen ei ole OmaKamu-toiminnan toteuttamisen kannalta tarpeellista. Esimerkiksi päättyneiden Kamu-suhteiden tietoja säilytetään enintään vuosi toiminnan päättymisen jälkeen. Kotisivujen kävijätietoja säilytetään enintään 14 kuukautta. Yhdistyksen jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö ottamalla yhteyttä yhdistykseen. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Päivitetty 25.5.2018